Wie man in Deutschland krankgeschrieben wird: Formalitäten, Bezahlung und Regeln

Ich habe eine Checkliste erstellt, wie man sich dieses Jahr in Deutschland richtig krankmeldet. Wir klären: Wie die elektronische Krankschreibung funktioniert, warum ein Anruf beim Arzt möglicherweise nicht ausreicht und welche Vertragspunkte Sie jetzt gleich prüfen sollten, damit Ihr Arbeitgeber keinen Grund hat, nicht zu zahlen.

Was ist eine Krankmeldung und wie unterscheidet sie sich von einer Krankschreibung?

Krankmeldung – das ist die Mitteilung an den Arbeitgeber, dass Sie krank sind. Einfach gesagt: Sie teilen mit, dass Sie heute wegen Krankheit nicht zur Arbeit kommen.

Krankschreibung – das ist die medizinische Bestätigung der Krankheit, also das ärztliche Attest. Heutzutage ist das fast immer die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und nicht mehr der „gelbe Schein“.

Handlungsalgorithmus: Der Morgen des ersten Krankheitstages

Ich erkläre Schritt für Schritt, wie ich empfehle vorzugehen, damit es keine Probleme mit der Bezahlung gibt.

Schritt 1. Den Arbeitgeber so früh wie möglich informieren

Sobald Sie merken, dass Sie nicht arbeiten können, melden Sie sich sofort. Nicht erst nach einem halben Tag oder „wenn es schlimmer wird“. Das Format ist zweitrangig: E-Mail, WhatsApp, Firmen-Messenger, Telefonanruf. Die Hauptsache ist, dass die Meldung dokumentiert ist.

Schritt 2. Prüfen, ob ein Arzt ab dem ersten Tag erforderlich ist

Hier ist ein wichtiger Punkt, den viele übersehen.

 
• dem Arbeitsvertrag;

 

• dem Tarifvertrag;

 

• den internen Unternehmensrichtlinien.

Deshalb rate ich immer: Prüfen Sie den Vertrag im Voraus und nicht erst, wenn Sie bereits krank sind.

Schritt 3. Einen Arzttermin vereinbaren (falls erforderlich)

Wenn ein Attest benötigt wird: Gehen Sie zum Hausarzt oder zum Bereitschaftsdienst.

Seit 2023-2024 gibt es in Deutschland das eAU-System. Wichtig: Die gelben Scheine sind fast verschwunden. Wenn der Arzt einen Ausdruck mitgibt, ist das eine Kopie für Sie, kein Dokument für den Arbeitgeber.

Schritt 4. Dem Arbeitgeber nichts manuell schicken (bei eAU)

Einer der häufigsten Fehler: Die Leute fotografieren das Attest und schicken es per WhatsApp. In den meisten Fällen ist das nicht nötig.

Das richtige Schema sieht jetzt so aus:

 
1. Sie haben sich krankgemeldet (Krankmeldung);

 

2. der Arzt hat die eAU an die Krankenkasse geschickt;

 

3. der Arbeitgeber hat die Bestätigung aus dem System abgerufen.

Wenn der Arbeitgeber ein Papier verlangt – klären Sie zuerst, ob er wirklich keinen Zugriff auf die eAU hat.

Die 3-Tage-Regel vs. „ab dem ersten Tag“: Den Arbeitsvertrag genau lesen

Hier beginnt das häufigste Missverständnis, das ich sehe. Die Leute sind überzeugt, dass eine Krankschreibung in Deutschland erst ab dem vierten Tag nötig ist – und im Grunde haben sie recht. Aber es gibt ein wichtiges „Aber“.

Als allgemeine Regel gilt: Eine Krankschreibung ist ab dem 4. Krankheitstag Pflicht, die ersten 3 Tage geht es ohne Attest, eine Krankmeldung reicht.

Allerdings hat der Arbeitgeber das gesetzliche Recht, eine Krankschreibung ab dem ersten Tag zu verlangen, wenn dies im Arbeitsvertrag (Arbeitsvertrag), im Tarifvertrag oder in den internen Firmenrichtlinien steht.

In der Praxis sieht das so aus: Im Vertrag steht ein einziger Satz „ab dem ersten Krankheitstag“ – und das reicht.

Mein Praxistipp ist einfach: Prüfen Sie den Vertrag im Voraus, nicht erst, wenn Sie krank sind. Wenn die Vorgabe existiert und Sie nicht zum Arzt gegangen sind, ist der Arbeitgeber berechtigt, diesen Tag nicht zu bezahlen.

[Vorlagen] Wie man dem Chef schreibt, dass man krank ist

Ich empfehle immer kurze, neutrale Formulierungen. Je weniger Emotionen und Details, desto besser für Sie.

Telefonische Krankschreibung (Telefonkrankschreibung): Regeln für 2026

Die telefonische Krankschreibung ist ein reales Instrument, unterliegt aber strengen Grenzen. Im Jahr 2026 ist sie erlaubt, jedoch nicht in allen Fällen.

Wann eine Telefonkrankschreibung möglich ist:

 
• bei leichten Atemwegserkrankungen (Erkältung, Husten, Schnupfen);

 

• wenn Sie in dieser Arztpraxis bereits Patient sind;

 

• wenn Ihr Zustand keine körperliche Untersuchung erfordert.

Dauer: in der Regel bis zu 5 Kalendertage; eine Verlängerung per Telefon ist nicht immer möglich – das hängt vom Arzt ab.

Was man verstehen muss: Es gibt keinen Rechtsanspruch darauf, es ist die Entscheidung des Arztes; im Zweifelsfall bittet der Arzt Sie in die Praxis; die eAU wird bei der telefonischen Krankschreibung genauso elektronisch ausgestellt wie bei einem Besuch.

Aus der Praxis sage ich ganz ehrlich: Wenn der Arbeitgeber streng ist oder im Vertrag eine Krankschreibung ab dem ersten Tag verlangt wird, ist die telefonische Variante nicht immer geeignet. In solchen Fällen rate ich, sofort in die Praxis zu gehen, um Streitigkeiten bei der Lohnfortzahlung zu vermeiden.

Krankschreibung wegen Rücken oder Stress: Bei welchen Symptomen man wirklich freigestellt wird

In Deutschland bekommt man eine Krankschreibung nicht für eine Diagnose aus dem Lehrbuch, sondern für einen Zustand, der das Arbeiten unmöglich macht. Das ist ein grundlegender Punkt.

Krankschreibung bei Rückenschmerzen (Lumbago)

In der Praxis gibt es eine Krankschreibung bei: akuten Schmerzen im unteren Rücken (Lumbago/Hexenschuss), die die Bewegung einschränken; ausstrahlenden Schmerzen ins Bein (Ischias); Muskelkrämpfen, die das Sitzen oder Stehen erschweren; verstärkten Schmerzen beim Bücken, Heben oder langem Sitzen.

Ich sage immer: Für den Arzt ist es wichtig zu verstehen, ob Sie Ihre Arbeit ausführen können. Für einen Büroangestellten und einen Lagerarbeiter gelten hier unterschiedliche Maßstäbe.

Die Dauer der Krankschreibung beträgt in der Regel: 3 bis 7 Tage in der akuten Phase; länger, wenn der Schmerz anhält und eine Behandlung erforderlich ist.

Krankschreibung wegen Stress und Burnout (Erschöpfung)

Der Arzt achtet auf den psycho-emotionalen Zustand und dessen Auswirkungen auf die Arbeitsfähigkeit. Eine Krankschreibung wird in der Regel bei folgenden Beschwerden ausgestellt:

 
• ständiges Gefühl der Überlastung und inneren Anspannung;

 

• Schlafprobleme, panische Reaktionen;

 

• ausgeprägte Müdigkeit, die auch nach Erholungsphasen nicht verschwindet;

 

• Konzentrationsschwäche und Unfähigkeit, Aufgaben zu erledigen;

 

• emotionale Erschöpfung im beruflichen Kontext.

Oft werden Sie das Wort Burnout nicht auf der Krankschreibung sehen. Es werden Formulierungen verwendet wie: Erschöpfungszustand, psychische Belastung oder Stressreaktion. Und das ist normal. Die Diagnose in der eAU ist kein Thema für Diskussionen mit dem Arbeitgeber.

Lohnfortzahlung im Krankheitsfall in Deutschland: Wer zahlt wie viel?

In Beratungen löst dieser Abschnitt immer die meisten Fragen aus. Ich erkläre, wie es in der Praxis funktioniert, ohne graue Theorie und Illusionen.

Die ersten 6 Wochen der Krankheit: Entgeltfortzahlung

Wenn Sie einen offiziellen Arbeitsvertrag haben und bereits die Mindestzeit gearbeitet haben, greift die Entgeltfortzahlung – die Fortzahlung des Gehalts während der Krankheit.

 
• der Arbeitgeber zahlt 100 % Ihres regulären Gehalts;

 

• die Zahlungen erfolgen für bis zu 6 Wochen (42 Kalendertage) wegen derselben Krankheit;

 

• der Betrag ist derselbe, als hätten Sie gearbeitet.

Wichtig zu verstehen: Das ist kein Krankengeld, sondern normales Gehalt. Das Geld zahlt der Chef, nicht die Krankenkasse.

Nach 6 Wochen Krankheit: Krankengeld von der Krankenkasse

Wenn das 6-Wochen-Limit ausgeschöpft ist, übernimmt die Krankenkasse die Zahlung. Ab diesem Zeitpunkt erhalten Sie Krankengeld und kein Gehalt mehr.

 
• Krankengeld wird nicht vom Arbeitgeber, sondern von der Krankenkasse gezahlt;

 

• die Zahlung ist für bis zu 78 Wochen wegen derselben Krankheit innerhalb von 3 Jahren möglich.

Zusätzlich wichtig zu wissen: Vom Krankengeld werden noch Beiträge zur Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung abgezogen. Der Auszahlungsbetrag ist immer niedriger als das normale Gehalt – das ist normal und systembedingt.

Wird man im Minijob oder als Werkstudent bei Krankheit bezahlt?

Minijob (538 Euro und weniger): Wenn der Minijob offiziell mit Arbeitsvertrag ist: Die Krankheitstage werden bezahlt; es gilt die Entgeltfortzahlung für bis zu 6 Wochen; Anspruch auf Krankengeld von der Krankenkasse besteht in der Regel nicht (da keine Pflichtversicherung vorliegt). Das heißt: Der Chef zahlt – die Versicherung nicht.

Werkstudent: Während des Studiums ist man als Student krankenversichert. Die Entgeltfortzahlung gilt (nach den ersten 4 Wochen). Ob Krankengeld gezahlt wird, hängt von der Art der Krankenversicherung ab.

Die elektronische Krankschreibung (eAU): Was tun, wenn das System hakt?

Die eAU funktioniert nach einem klaren Schema, ist aber nicht perfekt. Und wenn es irgendwo hakt, wird oft versucht, dem Arbeitnehmer die Schuld zu geben.

Der Arbeitgeber sagt: „Ich sehe Ihre Krankmeldung nicht“ – Was Sie tun sollten

Sie sind nicht verpflichtet, die Krankschreibung dem Arbeitgeber persönlich zu übergeben. Wie ich vorgehe und was ich immer empfehle:

 
1. Prüfen Sie beim Arzt, ob die Krankschreibung tatsächlich an die Krankenkasse übermittelt wurde.

 

2. Stellen Sie sicher, dass der Arbeitgeber weiß, bei welcher Krankenkasse Sie sind. Dort muss er die eAU abrufen.

 

3. Teilen Sie dem Arbeitgeber Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit mit (ohne diese Daten kann er die eAU nicht abfragen).

 

4. Diskutieren Sie nicht emotional. Der Satz: „Die eAU wurde von der Arztpraxis an meine Krankenkasse übermittelt“ klärt das Problem meistens.

Wenn der Arbeitgeber weiterhin darauf besteht, dass „nichts da ist“, dann ist das sein technisches Problem. Das Gesetz ist auf der Seite des Arbeitnehmers.

Was man während der Krankschreibung in Deutschland darf und was nicht

Das Gesetz schaut nicht primär darauf, wo Sie waren, sondern ob Ihr Verhalten die Genesung behindert hat.

Darf man spazieren gehen, einkaufen oder in eine andere Stadt fahren?

 
• Spaziergänge sind erlaubt, wenn sie der Behandlung nicht widersprechen (bei Stress oder Rückenschmerzen empfiehlt der Arzt oft sogar Bewegung).

 

• Einkaufen gehen ist zulässig, wenn es für den täglichen Bedarf notwendig ist (Lebensmittel/Medikamente kaufen).

 

• Eine Reise in eine andere Stadt ist möglich, aber nur unter der Bedingung, dass sie den Zustand nicht verschlechtert, der Arzt keine Einschränkungen gemacht hat und Sie sich der Behandlung nicht entziehen.

Häufige Fragen zur Krankschreibung in Deutschland (FAQ)