Як дистанційно зробити апостиль українських документів про освіту?

Для продовження навчання чи працевлаштування за кордоном потрібно легалізувати отримані раніше документи про освіту. Якщо ви вже виїхали і не маєте можливості повернутися в Україну, є варіант зробити апостиль онлайн, на спеціальному сайті. Для цього потрібно зібрати перелік необхідних документів та знати особливості подання запиту.

Що таке апостиль та для чого він потрібен?

Апостиль представляє собою штамп про підтвердження документів про освіту. Це міжнародний стандарт, який визнає законність документів, зокрема дипломів та сертифікатів, і легалізує їх в інших країнах. Потреба в проставлені апостиля виникає при виїзді за кордон та намірах вступити до навчального закладу чи знайти там роботу. Країнами, де необхідно мати апостиль, вважаються учасниці Гаазької Конвенції. Список країн та закладів, де можна проставити апостиль, знаходиться на сайті.

В Україні уповноваженими організаціями за проставлення апостилю вважаються: Міністерство освіти і науки, Міністерство юстиції та Міністерство закордонних справ. В їхній компетенції засвідчувати офіційні документи, що видають суди, органи юстиції, а також нотаріуси. При цьому до офіційних документів належать нормативно-правові акти, адміністративні документи, довідки про присвоєння наукового ступеню, дипломи, сертифікати, посвідчення про підвищення кваліфікації тощо. Раніше ми писали про те, коли потрібно скористатися послугами присяжного перекладача документів у Німеччині.

Апостиль проставляється тільки на оригіналах документів про освіту державного зразка. Цей штамп підтверджує достовірність підпису, автентичність печатки, компетентність особи, яка підписала документ, а також факт його отримання здобувачем освіти чи науковим працівником.

Запрошуємо вас приєднатися до нашого каналу в Telegram  за посиланням https://t.me/UKRAINIANinGERMANYportal. Команда нашого порталу щодня підбирає для вас найкращі новини та найактуальніші поради.

Як зробити апостиль дистанційно?

У першу чергу для отримання апостилю потрібно створити персональний документ на сайті. Там потрібно ввести особисті дані для реєстрації, а пізніше – подати електронну заяву на дистанційну подачу конкретного документа про освіту. Також потрібно вказати країну, куди ви будете подавати і документи, а також відсканувати і завантажити потрібні документи. Якщо все оформлено правильно, оператор сайту зв’яжеться з вами протягом 1-3 днів.

Клієнт має право вказати вибрати строки оформлення апостилю. Для цього слід ознайомитися з термінами та вартістю послуг у цьому списку. До цієї суми також входить державне мито. Послуг доставки та кур’єра потрібно оплачувати окремо, залежно від тарифів країни доставки. Отримати документи з готовим штампом можна в будь-якому населеному пункті, де працює служба доставки «Нова пошта».

Процедура подання документів для оформлення апостилю документів про освіту

Для того, щоб проставити штамп «Апостиль», треба подати наступні документи:

• оригінал відповідного документа про освіту, де потрібно проставити апостиль;
• дві копії цього документа без засвідчення нотаріуса;
• у разі наявності пільг – оригінал та копія документів, які це підтверджують;
• згода на обробку персональних даних;
• паспорт заявника та ідентифікаційний код для оплати квитанцій.

Терміни розгляду документів та проставлення апостилю можуть відрізнятися. Якщо ж для заповнення штампа не вистачає основної інформації, часу знадобиться більше. Йдеться про вимоги закладу, до якого ви подаєте документи. У такому разі Міністерство освіти і науки надсилає запит до установи чи закладу для отримання додаткової інформації, що має бути на штампі. Такі листи мають розглядати протягом місяця. Це потрібно враховувати, якщо документи необхідні терміново.

Вимоги до заповнення заявки та прикріплених копій

Перед тим, як заповнити запит на оформлення апостилю, варто ознайомитися з правилами заповнення:

• заявник – повнолітня особа, яка отримала паспорт;
• подавати документи може не тільки їхній власник, але й довірена особи. При цьому нотаріальне доручення не потрібне;
• заявник має вказувати своє ім’я, а не ім’я власника документу, тому що несе за них відповідальність;
• зазначене ім’я власника документів має збігатися з даними в документах;
• якщо власник документів змінив прізвище, він має подати запит на поточне прізвище, а під час заповнення заявки вказати прізвище за документом, де має стояти апостиль;
• якщо документів більше, ніж один, запит має бути один на все. Усі документи необхідно прикріпити до однієї заявки, заповнивши потрібну інформацію та завантаживши відскановані копії.

Вимоги до підкріплених копій:

• при скануванні документів потрібно звертатися увагу на чіткість зображення, зокрема на назву документу, серійний номер, дату та місце видачі, ім’я та підпис власника;
• копії мають бути кольоровими, з рекомендованою роздільною здатністю 200­–300 dpi;
• можна завантажувати фото документів за умови, якщо вони відповідають вимогам та їх пропускає система;
• зображення мають бути формату .jpg або .jpeg;
• розмір кожної копії не має перевищувати 1 Мб.

Пільги при проставленні апостилю

На проставлення апостилю може бути знижка або повне звільнення від оплати. До пільгових категорій належать:

• люди з інвалідністю 1-ої та 2-ої груп;
• люди з набутою інвалідністю внаслідок Другої світової війни;
• перша категорія потерпілих від Чорнобильської катастрофи;
• діти-сироти до 18 років.

Ці люди не сплачують держмито, а інше звільнення від оплати у кожному випадку розглядається індивідуально. Подати заяву можуть не лише власники документів, але й їхні родичі чи люди, які представляють їхні інтереси. Для цього потрібно мати оригінал та копію довідки про присвоєння пільг, а також паспорт людини, яка подає запит.

Винятки, коли можуть відмовити у проставлянні апостилю

Є перелік ситуацій, коли у проставлянні штампу «Апостиль» можуть відмовити. До них належать наступні випадки:

• країна подачі документи не належить до Гаазької Конвенції або належить, однак виступала проти приєднання України в ролі учасниці;
• документ не відповідає встановленим вимогам, стандартам, зразкам чи формам (наприклад, порушено порядок розміщення реквізитів);
• справжність підпису на документі не підтверджена;
• документ був пошкоджений, і тепер текст нечитабельний;
• документ був написаний або підписаний олівцем;
• в документі помітні виправлення або доповнення;
• компетентний орган не має повноважень для проставлення апостилю конкретно на цьому типі документів;
• компетентний орган не зміг отримати необхідні підписи, відбитки печаток або штампів.